Tølløse Baptistmenighed
Kvarmløsevej 27A, 4340 Tølløse. CVR: 17389211
Menighedens retningslinjer i henhold til Databeskyttelsesforordningen, jf. EU’s persondataforordning Art 9 stk. 2, litra d.
1. Kendskab til forordningen
Følgende personer er særligt informeret om databeskyttelsesforordningen:
Menighedsråd, kasserer, kuvertsekretærer, administration af medlemskartotek og af adressekartotek for udsendelse af meddelelser fra menigheden samt den ansvarlige for indhentning af børneattester.
Alle menighedsmedlemmer og modtagere af information fra menigheden får tilsendt et brev med orientering om menighedens behandling af persondata sammen med den fulde ordlyd af menighedens retningslinjer herom.
2. Personoplysninger der registreres
Medlemskartotek:
Navn, adresse, telefon, mailadresse, fødselsdato, fødselssted og dåbsdato. Såfremt det er aktuelt, registreres bryllupsdato samt eventuelle børn.
Adresseliste over medlemmer samt personer, som ønsker informationer fra menigheden:
Navn, adresse, telefonnummer og mailadresse.
Menighedens hjemmeside www.baptistmenighed.dk:
Der oplyses navn, adresse, mailadresse og telefonnummer på følgende:
Præst, menighedsrådets formand, kirkens pedel og menighedens kasserer. Endvidere oplyses Ungdomsgårdens udlejer samt ledere af menighedens organisationer.
Menighedens nyhedsbrev:
Der oplyses navn, mailadresse og telefonnummer på følgende:
Præst, menighedsrådets formand, pedel, Ungdomsgårdens udlejer, bidragssekretærer, kasserer, redaktør samt ledere af menighedens organisationer.
Lister over bidragsydere til menigheden:
Navn, adresse, medlemsnummer, CPR-nr. (når fradrag for bidrag ønskes) samt oversigt over indbetalinger.
Ansatte:
Navn, adresse, mailadresse, CPR-nr., skatteoplysninger og kontonummer i pengeinstitut.
Liste over personer, hvorpå der indhentes børneattest:
Navn, adresse, mailadresse og CPR-nr. (Attest skal indhentes for ledere og ansatte, der arbejder med børn og unge).
Årsberetning:
Indeholder liste over navne på medlemmer og deres børn under 18 år. Endvidere indeholder årsberetningen navne på andre, der ønsker information fra menigheden. Personerne er opført med adresse, telefonnummer og mailadresse.
Årsberetningen indeholder endvidere liste over medlemmer af menighedsrådet, menighedstjenere samt navne på personer med ansvar for forskellige opgaver i menigheden.
Protokol over menighedens forhandlingsmøder:
Over menighedens forhandlingsmøder føres der en protokol, som kan indeholde personoplysninger som navne, adresser, børn, vielser, dåbsdatoer og dødsdatoer.
3. Information til de registrerede samt deres rettigheder
Inden EU’s forordning træder i kraft den 25. maj 2018, får alle på ovennævnte lister tilsendt information om menighedens retningslinjer om databeskyttelse og om, hvilke data der registreres. I brevet skrives, at såfremt man ikke kan godkende registreringerne, bedes man give menigheden besked, hvorefter registreringerne rettes.
Nye menighedsmedlemmer eller nye på en af ovennævnte lister får tilsendt menighedens retningslinier for beskyttelse af personoplysninger.
Når der indhentes børneattester, gives der på forhånd besked til de involverede.
Personer på listerne kan til enhver tid få oplyst, hvilke data menigheden har registreret om dem, man kan få sine oplysninger rettet eller helt slettet.
Der må fra intet kartotek/liste viderebringes personoplysninger til 3. mand eller til ekstern markedsføring. Der er dog en enkelt undtagelse, idet menigheden oplyser navn og adresse til Baptistkirken i Danmark på personer, der ønsker bladet Baptist.dk tilsendt.
4. Brud på persondatasikkerheden
Såfremt nogen registrerer brud på persondatasikkerheden, skal dette straks meddeles til menighedsrådet og, såfremt der er tale om kriminelle forhold, også til politiet.
5. Ansvarlige for de enkelte registre
Menighedsrådet har det overordnede ansvar for, at reglerne om beskyttelse af persondata håndhæves.
Derudover har den enkelte, som er valgt til at føre et kartotek/liste ansvar for, at netop dette kartotek/liste opbevares og behandles i henhold til loven. Dette uanset om kartoteket/listen føres manuelt eller på computer/sky.
Ansvarlig for de enkelte registre er følgende personer for tiden:
Medlemskartotek: Inger Ajbro, ansvh., Birk Christensen og Christian Bylund
Adresseliste på medlemmer og personer, som ønsker informationer fra menigheden: Christian Bylund.
Hjemmeside: Christian Bylund.
Nyhedsbrev: Bent Hylleberg.
Menighedsbidragsliste: Kuvertsekretærer David Scholes.
Registrering af ansatte: Kasserer Kirsten Andersen.
Register for børneattester: Christian Bylund.
Protokol over forhandlingsmøder: Kurt Gjerrild.
6. Slettepolitik
For alle registre gælder, at såfremt en person ønsker personlige data slettet, sker dette straks.
Medlemskartotek:
Oplysninger slettes, når et medlem dør eller flytter medlemsbeviset til anden menighed. Såfremt et medlem ønskes udmeldt af menigheden, bevares dataene så længe personen lever, idet der senere kan ønskes oplysning om dåbsdato ved indmeldelse i et andet kirkesamfund.
Adresseliste på medlemmer og personer, som ønsker informationer fra menigheden:
Alle data slettes, når man dør, eller hvis man ønsker sig slettet af listen.
Menighedsbidrag:
Data slettes altid året efter en bidragyders død. I øvrigt slettes data 5 år efter seneste indbetaling. Reglen om 5 år gælder af hensyn til eventuel kontrol fra skattemyndighedernes side. Såfremt man som bidragsyder ikke ønsker, at menigheden registrerer ens CPR-nr., kan man ikke få fradrag for indbetalinger.
Registrering af ansatte:
Data slettes 5 år efter seneste regnskabsårs afslutning, hvori den ansatte har fået løn.
Register for børneattester:
Data slettes, når personen ophører som leder for børn og unge i menigheden.
Protokol over forhandlingsmøder:
Referaterne slettes aldrig og opbevares i menighedens arkiv.
Menighedens årsberetning udsendes til medlemmer samt interesserede venner af menigheden. Den bør ikke udleveres til uvedkommende, men er udsendt så bredt, at der ikke er den samme diskretion omkring årsberetningen som omkring vore øvrige registre.
7. Datasikkerhed:
De data, som menigheden har til rådighed, opbevares med tofaktorbeskyttelse – både fysisk og digitalt. Det vil for fysiske ting som fx mapper og papir sige i aflåst skab i aflåst rum. For opbevaring af digitale data betyder det tofaktorlogin på telefoner og/eller computere – også når opbevaringen sker på medarbejderes (frivilliges eller ansattes) private enheder!